Ihr Kanzleialltag vereinfachen.Fristen, Fälligkeiten, Buchhaltung, E-Mails, Anrufe. Alles in einem System.
Das Kanzleigedächtnis verschickt Steuerfälligkeiten, erinnert Mandanten an Fristen und vereinfacht die Buchhaltung für Kanzlei und Mandanten. Ein E-Mail-Assistent sortiert den Posteingang, Sabine nimmt Anrufe an. Alles landet in der richtigen Mandantenakte, damit jeder Mitarbeiter den aktuellen Status jedes Mandanten einsehen kann.
- DSGVO-konform
- Hosting in der EU
- Arbeitet neben DATEV
- Made in Germany
Mandantenakte · Nr. 10001
Max Mustermann GmbH
- Gestern · E-Mail · Unterlagen Lohn September erhalten
- 12.10. · Notiz · Umwandlung in GmbH & Co. KG geplant
- 10.10. · Frist · USt-Voranmeldung 09/2026
Im Einsatz bei Steuerkanzleien in ganz Deutschland
Der Kanzleialltag
Ihr Wissen steckt in Köpfen, Postfächern und Post-its.
Ihr Team geht ans Telefon, statt Erklärungen fertigzustellen. Und wer gerade nicht da ist, bekommt den Anruf nicht mit.
Was der Mandant letzte Woche gesagt hat, steht in einer Mail, einem Notizzettel oder in niemandes Kopf.
Offene Zahlungen und Fristen fallen erst auf, wenn das Finanzamt mahnt.
Die Lösung
Das Kanzleigedächtnis bündelt alles an einem Ort und erinnert für Sie.
Produkt
Ein Blick in die Software.
Sehen Sie morgens auf einen Blick, was heute wichtig ist.
Guten Morgen
Aufmerksamkeits-Queue
USt-Voranmeldung fehlt
4 Mandanten
Rückfrage offen
seit 19 Tagen
Fristen überfällig
6 Zahlungen
Mandanten gesamt
15
Autopilot-Vorschläge
So funktioniert's
Egal, wie es reinkommt. In der Mandantenakte ist alles gebündelt.
Egal, wie es reinkommt.
Anruf, E-Mail, Rückfrage oder Status-Update. Alles wird erfasst und landet dort, wo es hingehört.
Eingehender Anruf · 19:48 Uhr
Eingehender Anruf
Sabine nimmt an · Außerhalb der Telefonzeiten
Das System versteht das Anliegen.
Name, Mandant, Thema und Dringlichkeit werden erfasst. Fachliche Fragen gehen an Ihr Team, organisatorische beantwortet Sabine selbst.
Erfasst
NameErika Musterfrau
MandantNr. 10002
ThemaESt-Vorauszahlung Q3
DringlichkeitMittel
Der Autopilot ordnet zu.
Absender, Telefonnummer und Inhalt verbinden jeden Eingang mit der richtigen Akte. Sie bestätigen mit einem Klick.
Autopilot-Vorschlag
Neue E-Mail von Erika Musterfrau → Akte Nr. 10002 zuordnen?
Ihr Team sieht alles an einem Ort.
Zusammenfassung, offene Frist, nächste Aufgabe und Zahlungen stehen gebündelt in der Mandantenakte.
Erika Musterfrau
Zusammenfassung: Frage zur ESt-Vorauszahlung Q3
Fr 10:00 Rückruf Herr Berg
ESt Q3/2026 · 2.620 € In Klärung
Eingehender Anruf · 19:48 Uhr
Eingehender Anruf
Sabine nimmt an · Außerhalb der Telefonzeiten
Live-Demo
Lassen Sie sich von Sabine anrufen.
Geben Sie Ihre Nummer ein und erleben Sie in 90 Sekunden, wie Sabine einen Mandantenanruf für Ihre Kanzlei entgegennimmt. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Kanzlei Demo · Sabine
00:12
Live-Transkript
Mandantenportal
Ihre Mandanten sehen, was sie betrifft. Nur das.
Jeder Mandant bekommt einen eigenen Zugang mit seinen Fristen, Zahlungen und Nachrichten. Weniger Rückfragen, weniger ‚Haben Sie meine Unterlagen bekommen?'
Mandantenportal
Beispiel Bäckerei e.K.
Nächste Zahlung
8.380 €
- Finanzamt
- Nidda (für Friedberg)
- Verwendungszweck
- USt 09/2026
- Status
- Überfällig
Mandantenportal
Beispiel Bäckerei e.K.
Nächste Zahlung
8.380 €
- Finanzamt
- Nidda (für Friedberg)
- Verwendungszweck
- USt 09/2026
- Status
- Überfällig
Nachricht von Ihrer Kanzlei
Bitte laden Sie die Kassenberichte September hoch.
Die Rechnung
Was Ihre Kanzlei jeden Monat einspart.
Ersparnis pro Monat
246 Stunden
≈ 6.150 € Personalkosten*
rund 49 h pro Mitarbeiter, etwa 31 Arbeitstage
- Anrufe112 h
- E-Mails84 h
- Fristen, Fälligkeiten und Rückfragen50 h
* Beispielrechnung mit 25 € pro Mitarbeiterstunde und 21 Arbeitstagen. Annahme: 8 Min. weniger Aufwand pro Anruf, 4 Min. pro E-Mail und 20 Min. pro Mandant im Monat für Fristen, Fälligkeiten und Rückfragen.
Aus der Praxis
„Endlich wieder Zeit für Mandanten.“
Christian V. ist Steuerberater. Früher klingelte sein Telefon alle zehn Minuten, Erklärungen blieben liegen. Hier erzählt er, was sich in seiner Kanzlei verändert hat.
Vorher
Ständige Unterbrechungen, das ganze Team wurde aus der Arbeit gerissen und Steuererklärungen mussten warten.
Heute
5 bis 10 Std.
mehr Zeit pro Woche für die eigentliche Arbeit
3 bis 4
Steuererklärungen mehr pro Woche durch mehr Fokus
Ruhe
im Büro und eine bessere Arbeitsatmosphäre
Christian V. · Steuerberater
Ergänzt DATEV, statt es zu ersetzen.
Buchhaltung, Erklärungen und Abschlüsse bleiben in Ihrer Kanzleisoftware. Das Kanzleigedächtnis kümmert sich um alles drumherum: Telefon, Mails, Fristen, Zahlungen und das, was Ihre Mandanten Ihnen erzählen.
Bleibt
Ihre Kanzleisoftware
- Buchhaltung
- Erklärungen
- Abschlüsse
Dazu kommt
Kanzleigedächtnis
- Anrufe
- E-Mails
- Fristen
- Zahlungen
Mandantenstammdaten
einmal gepflegt, für beide
Einführung
In drei Wochen live. Sie müssen nichts einrichten.
Woche 1 · Analyse
Wir lernen Ihre Abläufe, Telefonzeiten, Zuständigkeiten und Sonderfälle kennen.
Woche 2 · Einrichtung
Wir übernehmen Ihre Mandantendaten, richten Sabine auf Ihre Kanzlei ein und testen jede Situation.
Woche 3 · Go-live & Betreuung
Sabine geht live, wir beobachten die ersten Wochen aktiv und verbessern laufend.
Sicherheit & Datenschutz
Gebaut für das Berufsgeheimnis.
DSGVO-konform
Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Hosting in der EU
Ihre Daten verlassen die EU nicht.
Rollen und Rechte
Mandanten sehen nur ihre eigenen Daten, Ihr Team nur, was es braucht.
Kein Training mit Ihren Daten
Mandantendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Verschlüsselt
Übertragung und Speicherung verschlüsselt, Anmeldung mit Sitzungsablauf.
Mensch entscheidet
Der Autopilot schlägt vor, Ihr Team bestätigt. Nichts passiert ungeprüft.
Über uns
Aus Kaarst, für Kanzleien in ganz Deutschland.
uFlow Digital baut seit 2023 KI-Assistenten für den Mittelstand. Über 50 Betriebe arbeiten mit unseren Assistenten, darunter Steuerkanzleien, Pflegedienste, Hotels und Hausverwaltungen. Aus der Arbeit mit Kanzleien ist das Kanzleigedächtnis entstanden: weil wir gesehen haben, dass ein guter Telefonassistent erst dann richtig hilft, wenn jedes Gespräch beim richtigen Mandanten landet.
Luca Wölfle
Produkt & Umsetzung
Finn Helmdach
Kanzleiberatung & Vertrieb
FAQ
Häufige Fragen.
Bereit für eine Kanzlei, die nichts mehr vergisst?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen das Kanzleigedächtnis mit Beispieldaten und besprechen, wie es in Ihrer Kanzlei aussehen würde.
- Kostenfrei
- Unverbindlich
- 30 Minuten
- Mit Beispieldaten Ihrer Kanzlei